Alle deutschen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind ab dem 1. Januar 2027 dazu verpflichtet, Rechnungen im B2B entsprechend den Vorgaben der technischen Norm für das strukturierte Format nach EN 16931, inzwischen besser bekannt als E-Rechnung, zu erstellen. Weitere rund 2,4 Mio. Unternehmen folgen ein Jahr später. Schon heute müssen alle inländischen Unternehmen im B2B, ungeachtet ihrer Größe und ihres Umsatzes, E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können.
Egal ob Sie bereits betroffen sind, schon eine individuelle Lösung gefunden haben oder die wenig verbleibende Zeit nutzen, um ein System zu integrieren: An der E-Rechnung führt kein Weg mehr vorbei.
Die Pflicht wird zur Herausforderung
Wer sich bereits intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt hat, wird festgestellt haben, dass die Umstellung mit einigen Herausforderungen verbunden ist: Lassen sich etablierte Systeme sinnvoll erweitern? Finden sich effiziente Lösungen, die den individuellen Anforderungen und Voraussetzungen entsprechen? Gelingt die Umstellung reibungslos oder bringt sie komplexe Prozessketten aus dem Gleichgewicht? Gerade als kleines oder kleines mittelständisches Unternehmen erweist sich die Umsetzung der E-Rechnungspflicht, trotz objektiv großzügiger Fristen, als zusätzliche Belastung zu den vielfältigen Herausforderungen der strategischen Unternehmensführung.
Auch wenn ich mich als Unternehmer bereits selbst mit dem Thema E-Rechnung eingehend beschäftigt und schon heute eine geeignete Umsetzung etabliert habe, kann und möchte ich nicht technisch zur E-Rechnung beraten. Als Journalist und Kommunikationsprofi möchte ich jedoch auf eine andere Perspektive des Themas aufmerksam machen und hier konkrete Unterstützung anbieten: die E-Rechnung als nachrichtenrelevanter Aufhänger.
Die Rechnung: ein unterschätzter Baustein der Kundenkommunikation
Die Rechnung steht in der Regel am Ende einer Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden. Sie stellt der von Ihnen erbrachten Leistung eine berechtigte und meist im Vorfeld vereinbarte Bezahlung gegenüber und kann insofern als reiner Verwaltungsakt betrachtet werden – für den einen ein unvermeidbares Übel, für den anderen der Lohn der Mühe und ein Mindestmaß an Anerkennung. Sie ist aber gleichzeitig ein oft unterschätztes Element der Kundenkommunikation. Die klassische Papierrechnung und auch das selbst durch die E-Rechnung nicht zwingend vollständig abgelöste PDF-Dokument tragen sprichwörtlich Ihre Handschrift. Vom Layout über den gesamten Informationsgehalt bis hin zur erkennbaren Sorgfalt ist eine Rechnung auch eine Visitenkarte. Gleichzeitig ist der Rechnungsversand ein wichtiger Touchpoint: Neben der grundlegenden Zielsetzung, eine Forderung geltend zu machen, kann die Rechnung genutzt werden, um zu informieren, Interesse zu wecken und so bereits den nächsten Auftrag anzustoßen.
Die E-Rechnung als gute Gelegenheit
Was für die Rechnung gilt, gilt gleichermaßen für die E-Rechnung und dies sogar jenseits des konkreten Rechnungsversands. Gerade im B2B ist das Thema E-Rechnung bereits seit mehreren Jahren omnipräsent. Auch oder gerade wer für sich selbst noch keine Lösung gefunden hat, ist für das Thema hochgradig sensibilisiert. Entsprechend effektiv eignet sich die E-Rechnung als Aufhänger in der Kundenkommunikation. So ist es zum Beispiel möglich, Kunden über die Einführung einer individuellen Lösung zu informieren oder sie sogar in den Umstellungsprozess einzubeziehen: Verschiedene zur Wahl stehende Formate entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und müssen deshalb vom Kunden akzeptiert werden. Bestimmte Profile lassen sich jedoch unter individuellen Rahmenbedingungen besser oder schlechter verarbeiten. Den Kunden im Vorfeld zu befragen, unterstreicht deshalb nicht zuletzt konsequente Kundenorientierung und stößt darüber hinaus Kommunikation an, die sinnvoll gesteuert werden kann.
Auch ohne den Aufwand einer Kundenbefragung kann die Entscheidung für ein System zur Erstellung von E-Rechnungen in ein Kommunikationskonzept eingebunden werden. Informieren Sie Ihre Kunden und andere Stakeholder über Ihre Maßnahmen: In welchem Format verschicken Sie in Zukunft Ihre Rechnungen? Welche Veränderungen ergeben sich gegenüber dem bisher gewohnten Rechnungsprozess? Am Beispiel der E-Rechnung können Sie zudem Handlungsfähigkeit und Modernität demonstrieren: Beschreiben Sie die Umstellung als Teil einer Digitalisierungsstrategie, die Serviceversprechen wie Verfügbarkeit und Effizienz umsetzt. Präsentieren Sie hierzu weitere Projekte und beschreiben Sie, wie Ihre Kunden von ihnen profitieren.
Transportiert werden all diese Informationen und Botschaften in bedarfsgerechten Texten. Als Beitrag in Ihrem regelmäßigen Kundennewsletter, als gezieltes Mailing, als Pressebericht, auf der eigenen Website, im Corporate Blog oder über Ihre Social-Media-Kanäle – mediengerecht aufbereitet erreichen Sie die Zielgruppe und informieren, unterhalten und überzeugen in einem.
Mein Angebot: Redaktionelle Texte zur E-Rechnung
Sie haben das Potenzial der Umstellung auf die E-Rechnung für die Unternehmenskommunikation erkannt, haben aber weder Zeit noch freie Kapazitäten, um die erforderlichen Texte selbst zu konzipieren und zu verfassen? Dann biete ich Ihnen meine Unterstützung an: Als Journalist und erfahrener Content-Texter im Bereich der Unternehmenskommunikation erstelle ich Texte, die informieren und unterhalten, ohne dabei Ihre werblichen Kommunikationsziele zu vernachlässigen. Mit inhaltlicher Kompetenz beim Thema Digitalisierung und nicht zuletzt in der praktischen Umsetzung der E-Rechnung stelle ich dabei sicher, dass Ihre Botschaft inhaltlich fundiert und sprachlich auf dem Niveau Ihrer Zielgruppe formuliert wird.
Kontaktieren Sie mich! Ich freue mich, mit Ihnen die vom Gesetzgeber vorgegebene Verpflichtung als Ausgangspunkt für eine Kommunikation zu nutzen, die wahrgenommen und erinnert wird, noch bevor die nächste Rechnung ansteht.